Spørsmål/FAQ

Hvilken iPad
– Vi har tenkt at iPaden skal vare i fire år. Det er en rivende utvikling på teknologi etc. Det gjør at vi alltid kjøper den beste; raskest, størst minne, med 3G etc. Trolig betaler vi da litt mer enn det som er nødvendig i dag, men at det sparer vi inn igjen når levetiden utvides. Samtidig er ambisjonen for iPolitiker at politikere skal kunne ta i bruk sosiale medier. Det gjør at tilgang, lagringskapasitet og kamera er viktig og nyttig.

Hvem er systemeier
– Løsningen iPolitiker bygger på at dokumenter gjøres tilgjengelig på iPadene uavhengig av arkivsystemer eller andre IKT løsninger. I dag er det et krav til offentlig sektor at alle filer skal være i formatet pdf. Om systemet konverterer filene selv til pdf, eller om man velger å gjøre det selv, så håndteres det i hos oss av politisk sekretariat.
iPadene er personlige. Vi har valgt å bygge videre på det. Det gjør at den enkelte iPad settes opp av politisk sekretariat før overlevering, og at den deretter oppdateres av den enkelte eier.
iPolitiker er derfor på alle måter eid av politisk sekretariat. Det gjør at de setter opp nye iPader og gir aktiv brukerstøtte underveis. Det har vært en suksessfaktor at også Ordfører og Rådmann har lært seg bruken og forvaltningen av iPolitiker, slik at de også utgjør en form for brukerstøtte sammen med andre erfarne iPolitikere.
Vi har i dag ikke sett noe system som på en god måte kan forvalte en iPad-flåte.

Hvordan sikrer dere at saker unntatt offentlighet håndteres tilfredsstillende?
Vi bruker en funksjon i ESA (vårt sak/arkiv system), som gir at når PDF filen genereres så lages det også et passord om ønskelig, som den som skal lese filen må ha for å få åpnet/lest den. Om du ikke bruker et sak/arkiv system som har i seg den funksjonaliteten så kan du gjøre det når du generer pdf filen i Acrobat pro, og tilsvarende knytte et passord til filen. Filen sendes da over kryptert. Passordet sendes på epost. 

Hva krever det av sak/arkivsystemet
– Så langt vi har sett, fra samtaler med mange kommuner, er det ikke noe i iPolitiker som krever noe spesielt fra sak/arkivsystemet. Enten leverer den det ut i et format, feks .txt eller .doc, og det må så konverteres til .pdf eller systemet kan levere dokumentene i .pdf format.
Vårt system leverer i .pdf og lager vedlegg i egne mapper. Politisk sekretariat tar så disse pdf filene og legger det over i Dropbox, dvs den skyløsningen for lagring som vi bruker for å legge filene i GoodReader på den enkelte iPad. Den enkelte politiker forholder seg kun til GoodReader og får filene tilgjengelig der.

Blir møtene anderledes
– Forhåpentlig vis 🙂 Vi har ambisjoner om at dette verktøyet skal gjøre det lettere å være politiker, samtidig som det skal gi nye muligheter. To eksempler på slik forskjell som vi ser i dag er at forslag til endrede innstillinger etc kan effektivt deles med andre under møte (også for videre bearbeidning av andre) og at det for den enkelte politiker er mulig å ta med seg iPaden på talerstolen som manus og kilde for ilustrasjoner under møte.
Så vil det som tidligere være behov for å avtale hvordan klima man ønsker å gjennomføre møtene i, dvs om tilstedeværelse/oppmerksomhet rundt debatter/taler. Dette vil også kunne gjelde intern kommunikasjon mellom deltakere på elektroniske medier (chatt) og deling av møteinnhold på Facebook, Twitter etc. Vi overfører jo våre kommunestyremøter på internett i dag, men deltakelse på sosiale medier under møte vil trolig gjøre noe med oppmerksomheten. Det vil også komme nye muligheter, feks at man har dialog under møte med andre enn tilstedeværende politikere, som man må forholde seg til.

Hvordan vise en Powerpointpresentasjon på iPad
– Man kan lage en presentasjon på iPaden i programmet Keynote. Det er et enkelt og velfungerende program. Mange velger å lage sine presentasjoner på en PC. Presentasjonen kan da enten enkelt sendes på epost til iPaden og åpnes i Keynote. Alternativt kan den legges i egen dropbox og åpnes på iPaden. I Keynote kan man lagre presentasjonen i flere formater, feks som .pdf eller .ppt. De kan da tilsvarende sendes til en pc for videre bearbeidning.

Hvem har fått iPad
– Etter at vi hadde gjennomført en pilotperiode på fire møter i formannskapet har nå alle i kommunestyret fått hver sin. I tillegg har første vara i de store partiene fått sin og leder av kontrollutvalget. Vi har ekstra iPader til utsending til de som kalles inn som vara.

Dette har også medført at rådgivere, rådmannens ledergruppe, regionrådet og andre i administrajonen har fått iPader som et verktøy. Vi tror dette er klokt av tre grunner; adm må forstå og bruke samme vertkøy som politikere, adm må se nye muligheter for politisk virke og adm får gjennom iPader et egnet verktøy for å tre inn i sosiale medier som ansatte i kommunen.

Kan iPaden vises på lerretet i kommunestyret
– De første iPadene hadde dårlige muligheter for å vise skjermbilde på lerret. Det er nå uproblematisk på iPad2 versjonen, som vi bruker. Man kjøper en overgang som gjør at signalet vises om det er via en pc-kontakt eller via HDMI. Vi har kjøpt flere slike overganger som ligger på ulike møterom, samt at politisk sekretariat har for utlån til de som skal ut av huset å vise et foredrag etc.

Kan iPaden kobles til TV på møterom
– Ved en overgang, som må kjøpes ekstra, kan iPaden kobles til en tv via HDMI kabel eller VGA kabel. Skjermbilde på iPaden vises da automatisk på TVen gitt at du har valgt riktig kanal på TVen. I presentasjonsprogrammet Keynote endres skjermbilde på iPaden til et visningsmodus.

Hvem eier iPaden
– Kommunen eier iPaden. Dette er et verktøy som lånes ut til den enkelte politiker. Etter fire år er verdien lik 0, og avhendes ved å gi den til brukeren av iPaden.
Vi har valgt å la innboforsikrningen til den enkelte være den som dekker skader på iPaden, og kommunen dekker eventuelt egenandel.

Hvem betaler programvare
– Vi ønsker at iPolitikere bruker iPaden så mye som mulig, slik at de blir fortrolige og gode brukere av dette verktøyet. Kommunen dekker utgiftene ved programvaren de har bestemt skal være på iPaden, den enkelte dekker resten. Dette har vi løst på to ulike vis. Vi har for iPolitikere innstalert progamvaren og belastet kommunens kredittkort. Denne løsningen kan gi en utfordring i og med at hvis programvaren også her registert på kommunen, vil en oppdatering av programmet kreve kommunens passord. Den andre løsningen er dermed å anbefale. Den har også tre praktiske løsninger når den enkelte iPolitiker laster ned kommunens anbefalte/pålagte programvare; det ene er at man kjøper et gavekort til den enkelte iPolitiker som dekker utgiftene, den enkelte dekker utgiftene og leverer kviteringer, eller man registerer kommunens kontoinformasjon under kjøp av denne programvaren, og at kontoinformasjonen slettes etter nedlastning. Det enkleste er gavekort.

Begrenses bruken av iPadene for politikerene
– Nei! Vi tror at de ikke kan slite den ut ved aktiv bruk, men at de på den måten blir dyktige brukere av verktøyet. En iPad er laget for personlig bruk. Den enkelte bruker må derfor tenke igjennom om det er gunstig å låne den ut til andre.

Kan man skrive ut fra iPadene
– Det er mulig å skrive ut fra en iPad. I kommunen legger vi ikke til rette for det. Løsningen vi har beskrevet er å sende det man ønsker skrevet ut til en PC, for så å skrive det ut der.

Kan man dele notater i sakspapriene med andre, feks til politisk gruppemøte
– Ja. GoodReader, verktøyet for politisk behandling av saksdokumenter har muligheter for å notere, merke, tegne etc, og å sende dette som epost til andre politikere. Dermed kan man feks dele sakslisten mellom flere, slik at en politiker noterer i en sak, sender dette de andre i kommunestyret som for eksempel deltakere i egen politisk gruppe.

Trenger man å lade iPaden under møte
– Vi har testet iPaden kapasitet ved å gjennomføre et ti timers langt møte, med aktiv bruk av iPaden, uten ladning. Så vil de som knytter iPaden til et tastatur bruke mer strøm. Og man kan ha glemt å lade iPaden før møte. Vi har derfor strømkontakter ved den enkelte politikers plass i kommunestyresalen. Vi har gitt anbefaling om at man lar iPaden stå til ladning hver natt.

Må det være trådløst nett på rådhuset
– Ja, om man skal få en aktiv bruk av iPadene under møte, til å del informasjon etc, og å skape mulighet for dialog, søke info osv. Vi har etablert et eget trådløst nett for iPolitikere, med eget passord og nok kapasitet.

Må man ha trådløst nett hjemme
– Nei, men det er trolig en forutsettning for god bruk av iPaden. Der hvor politikeren ikke har slikt men kun trådnettverk, vil kommunen skaffe og sette opp nødvendig ruter for Wlan.

Hvilket tilbehørsutstyr har Lunner kjøpt
– Ulike trekk til den enkelte iPad, avhengig av hva man ønsker seg
– Reserveladere, om noen har glemt
– Overgang til skjerm (VGA og HDMI)
– Overgang for å koble minnebrikke til iPad
– Tastatur for utlån

Hvorfor gjøre prosessen digital for politikere
Det er tre hovedgrunner for Lunner kommunes overgang til iPolitiker:
– Reduserte kostnader til kopiering og utsendelse med tilhørende redusert arbeidsmengde til klargjøring og utsendelse av saksdokumenter
– Godt verktøy for politisk aktivitet
– Skape en likeverdig mulighet for politikeres inntreden i sosiale medier

Er det superbrukere
– Det har vist seg at iPad har et intuitivt brukergrensesnitt. I prosjektgruppa deltok i tillegg til politisk sekretariat, ordfører, rådmann, IKT-leder og pedagogisk rådgiver. Gjennom å starte med formannskapet fikk man bygd erfaring hos disse. Vi har derfor i dag god erfaring med aktiv bruk hos en rekke sentrale politikere som vi ser støtter hverandre i den praktiske bruken, både i de ulike partigrupper og i kommunestyret.

Hvor lang tid tar det fra det ble besluttet til det var implementert
– Vi besluttet i mars 2011 å igangsette et forprosjekt for å vinne erfaring og etablere en preferert løsning for iPolitiker. Formannskapet i mai 2011 ble derfor introdusert en helhetlig løsning, opplæring ble gitt og møtet ble gjennomført papirfritt. Formannskapet har siden vært iPolitikere. Det ble i september bestemt at det nye k-styret skulle bli iPolitikere slik at overlevering av ferdig oppsatte iPader ble gjort som en del av folkevalgtopplæringen. Alle politiske møter gjennomføres derfor nå digitalt, dvs som iPolitikere.  
Det gis brukerstøtte underveis i politiske møter. I tillegg er det etablert et brukerforum for alle som ønsker det en time i forkant av kommunestyret. Her gis det veiledning og tips til praktisk bruk.

Har Datatilsynet godkjent løsningen vi benytter?
Nei. Med unntak av for de sakene som gjelder unntatt offentlighet så er det jo heller ingen utfordringer i forhold til datatilsynet, så langt vi ser jmf meroffentlighet.  Vi har tidligere sendt slik med vanlig post og dokumentet passordbeskyttet sendt til iPaden erstatter dette.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s